05 joulu Kuukauden kysymys: Miksi tietohallinto kannattaa ulkoistaa?

Yrityksissä pohditaan usein pitäisikö IT-toimintoja ulkoistaa. Tietohallinnon osalta kysymykseen vastasi IT-joukkueemme tietohallintopäällikkö Petri Perämäki.

Tietohallinnon tehtävä yrityksissä on tukea liiketoiminnan kehitystä ja tuoda tietoisuuteen uusia teknologisia ratkaisuja. Digitalisaation myötä tietohallinto tulisikin osallistaa nykyään kaikkeen yrityksen kehitystyöhön, jotta se palvelisi liiketoiminnan vaatimuksia ja tavoitteita. – Käytännössä tietohallinnon tehtävä yrityksissä on varmistaa tietoteknisen ympäristön toimivuus ja olla mukana yrityksen kehitystyössä, Petri vahvistaa. 

Yritys hyötyy monilla tavoin osaavasta tietohallinnosta

– Suurimmat kustannussäästöt tulevat siitä, että yrityksen tuotteet tai palvelut voidaan tuottaa mahdollisimman vähillä keskeytyksillä. Ja, jotta tähän päästään tulee IT-ympäristöstä huolehtia suunnitelmallisesti. Hyvin hoidettu tietohallinto tarkoittaa myös, että työteho paranee, koska käyttäjien ei tarvitse jatkuvasti “painia” tekniikan kanssa. Tietohallinnon tehtävä on huolehtia, että käyttäjillä on toimivat ja työn vaatimat työkalut käytettävissä. Lisäksi tietohallinnon tehtävä on kertoa viimeisimmistä ja kehittyneimmistä ratkaisuista, joilla voitaisiin kasvattaa työtehoa tai saada aikaan muita kustannussäästöjä, Petri kertoo.  

Opsec Oy:lle ulkoistettu tietohallinto tuo lisää hyötyjä yrityksen liiketoimintaan

– Ulkoistetun tietohallinnon myötä yritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaan eikä yrityksessä tarvitse varata omia resursseja IT-ympäristön hallintaan, ylläpitoon ja kehitykseen, Petri kertoo. Opsec Oy:n tietohallintopalveluun kuuluu mm. budjetointi, vuosisuunnitelmat ja laiterekisteri sekä järjestelmien, laitteiden ja lisenssien hankinnat. Tarvittaessa tähän voidaan yhdistää myös kaikki valvonta-, ylläpito- ja tukipalvelut, jolloin asiakkaalla on aina käytössään ajantasainen IT-ympäristö ja tukena asiantunteva IT-tuki. Tarvittaessa asiakas saa käyttöönsä myös tietoturva- ja tietosuojapäivystyksen. – Asiakkaiden kanssa pidetään säännöllisiä tietohallintopalavereita, joissa käydään läpi IT-ympäristöön liittyvät asiat. Palavereissa nostetaan esille myös liiketoiminnan tarpeet sekä erilaiset kehitysvaatimukset ja -ideat, Petri kertoo Opsec Oy:n tietohallintopalavereista. 

Opsec Oy:n asiantuntijat toimivat tarvittaessa myös lisäresurssina yrityksissä, jolloin asiakkaan ei tarvitse ulkoistaa koko tietohallintoa. – Joskus yritysten omat tietohallinnosta vastaavat henkilöt saattavat joutua painimaan yksin IT-ratkaisujen ja -ongelmien kanssa. Aikaakaan heiltä ei aina löydy kaikkeen kehitystyöhön, päivittäisten töiden lisäksi. Silloin meitä asiantuntijoita voi joustavasti hyödyntää lisäresurssina. Tarvittaessa voimme siis auttaa, tukea ja jopa tuurata yrityksen omaa tietohallintoa, mutta myös tuoda ideoita ja asiantuntijanäkemystä IT-ympäristön kehitystyöhön, Petri lisää. 

Petri kertoo myös, että Opsec Oy:n tietohallinnon asiantuntijat kouluttavat usein asiakasyritysten henkilökuntaa esimerkiksi järjestelmien käyttöön. Tarvittaessa asiantuntijat saattavat jopa osallistua asiakkaan puolesta koulutuksiin, jotka liittyvät asiakkaan oman IT-ympäristön ylläpitoon tai kehitykseen. 

Opsec Oy:n tietohallintoasiakas saa aina käyttöönsä jatkuvasti kouluttautuvat asiantuntijat, joilla on kokemusta erilaisista IT-ympäristöistä. Asiantuntijat myös jakavat keskenään ajatuksia ja osaamista, joten Opsec Oy:lle ulkoistamisen parhaita etuja onkin, että asiakkaalla on käytössään asiantuntijoiden joukko eikä yksittäistä osaajaa. Tästä on paljon hyötyä, koska IT-ympäristön toimivuuden lisäksi kaikissa ratkaisuissa on huomioitava esimerkiksi tietoturvallisuuteen ja tietosuojaan liittyvät seikat. – Meidän palveluiden kautta asiakkaalla on mahdollisuus hyödyntää koko meidän IT-joukkueen osaamista, jolloin käytössä on tietohallinnon johtamisen ja teknisen osaamisen lisäksi järjestelmä-, tietoturva-, tietosuoja-, projekti- ja ohjelmointiosaamista, Petri kertoo palveluiden laajuudesta. 

Lue myös “Nykyään kaikessa liiketoiminnan kehityksessä tarvitaan tietohallinnon osaamista”