21 helmi Miksi IT:n ulkoistaminen kannattaa?
IT-infrastruktuurin ja IT-kaluston koetaan monesti olevan jopa ”pakollinen paha”. IT-asiat ovat niitä laitteistoon, työasemiin ja palvelimiin liittyvää, tylsääkin huttua, jota joku pahimmillaan hoitaa vain oman työnsä ohessa. Voitko sanoa olevasi tyytyväinen käyttämiesi IT-palveluiden toimintaan? Vastaavatko ne tarpeitasi?
Ensimmäisenä tietohallinnon ja IT:n rooli on hyvä selkeyttää. Tietohallinto vastaa IT-asioiden strategisesta ohjauksesta ja siitä, että IT tukee liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. IT sitten toteuttaa tämän vision käytännössä.
Nykypäivänä IT ja tietohallinto ovat osa lähes joka yrityksen strategiaa, ja hyvä niin. Yrityksen IT-palveluiden standardit ovat nousseet hurjaa vauhtia, ja yhä useampi päättää vastata kasvaneeseen kilpailuun ulkoistamalla IT:n luotettavalle ulkopuoliselle kumppanille. Vaikka IT:n ulkoistaminen voidaan toteuttaa ja räätälöidä juuri yrityksen toiveiden mukaan, monet vielä empivät päätöstä. Miten ulkoistaminen on pitkällä tähtäimellä kannattavaa, ja millä tavoin se voidaan toteuttaa?
Miten IT:n ulkoistaminen käytännössä hyödyttää?
1. Vapaus: Yrityksesi saa vapauden keskittyä oleelliseen, eli omaan liiketoimintaan. Aikaa ei tarvitse varata aikaa vieviin IT-asioihin tai odotteluun, ja rutiinit helpottuvat.
2. Resurssisäästäminen: Koulutukseen ei tarvitse uhrata niin paljon aikaa tai rahaa. Teknologia muuttuu jatkuvalla syötöllä ja uusimpien tuulien perässä pysyminen vaatii todella hereillä oloa ja jatkuvaa koulutusta. Pelkästään tietoturva-asiat muuttuvat päivittäin ja jopa alan ammattilaisenkin on vaikea pysyä muutosten mukana, vielä vaikeampaa se on IT-asioita niin sanotusti ”otona” hoitavalle henkilölle.
3. Uutta näkemystä ja osaamista: Ulkopuolinen kumppani omaa uudenlaisia perspektiiviä ja näkemystä asioihin, ja kumppanin kautta voi tulla hyviä parannusehdotuksia toiminnan tehostamiseksi. Osaamistaso kasvaa, kun uudenlainen näkemys ja osaaminen tulevatkin talon ulkopuolelta. Pienetkin muutokset voivat parantaa yrityksen toimintaa huomattavasti.
4. Kustannustehokkuus: Kun ulkoistaminen tehdään oikein, saadaan pitkällä tähtäimellä runsaasti säästöjä. Henkilöresurssit ovat usein kalliimpi sijoitus, kuin kumppani – lisäksi ulkoistamalla saa toimintaan ennustettavuutta. Jos yrityksellä on yksi koulutettu ja pätevä IT-henkilö, joka tietää kaikesta kaiken vaikka unissaan, mitä tapahtuu, kun tämä päättää esimerkiksi vaihtaa työpaikkaa? Älä siis laita kaikkia munia yhteen koriin, vaan satsaa monipuoliseen osaamiseen.
5. Varmuus ja hyvin nukutut yöt: Jos yritys ei ulkoista IT-palveluita osaavalle kumppanille, on suuri riski siihen, että lopulta IT-palvelut tehdään niin sanotusti ”vasemmalla kädellä”. Aika ei yksinkertaisesti riitä kaikkien tapahtumien ja muutosten tarkkailuun, jos IT-asioihin ei ole vain niihin dedikoitua henkilöä. Riskienhallinta on helpompaa sellaisen kumppanin kanssa, joka pitää huolen ajankohtaisista muutoksista ja tapahtumista.
Ulkoista IT tarpeiden mukaisella tavalla Opsecille
Vaihtoehtoja yrityksen IT:n ulkoistamiseen on useita – aina yksittäisen ohjelmiston ulkoistamisesta koko IT-palvelujen ulkoistamiseen. Usein ratkaisuna on joko täysimittainen tai osittainen ulkoistaminen.
Ulkoistetun tietohallinnon myötä yritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaan eikä yrityksessä tarvitse varata omia resursseja IT-ympäristön hallintaan, ylläpitoon ja kehitykseen, kertoo Opsecin tietohallintopäällikkömme Petri Perämäki. Opsec Oy:n tietohallintopalveluun kuuluu mm. budjetointi, vuosisuunnitelmat ja laiterekisteri sekä järjestelmien, laitteiden ja lisenssien hankinnat. Tarvittaessa tähän voidaan yhdistää myös kaikki valvonta-, ylläpito- ja tukipalvelut, jolloin asiakkaalla on aina käytössään ajantasainen IT-ympäristö ja tukena asiantunteva IT-tuki.
Asiakkaan on mahdollista saada käyttöönsä myös tietoturva- ja tietosuojapäivystyksen. – Pidämme asiakkaidemme kanssa säännöllisiä tietohallintopalavereita, joissa käydään läpi IT-ympäristöön liittyvät asiat. Palavereissa nostetaan esille myös liiketoiminnan tarpeet sekä erilaiset kehitysvaatimukset ja -ideat, Perämäki kertoo Opsec Oy:n tietohallintopalavereista.
Opsec Oy:n asiantuntijat toimivat tarvittaessa myös lisäresurssina yrityksissä, jolloin asiakkaan ei tarvitse ulkoistaa koko tietohallintoa. – Joskus yritysten omat tietohallinnosta vastaavat henkilöt saattavat joutua painimaan yksin IT-ratkaisujen ja -ongelmien kanssa. Aikaakaan heiltä ei aina löydy kaikkeen kehitystyöhön, päivittäisten töiden lisäksi. Silloin meitä asiantuntijoita voi joustavasti hyödyntää lisäresurssina. Tarvittaessa voimme siis auttaa, tukea ja jopa tuurata yrityksen omaa tietohallintoa, mutta myös tuoda ideoita ja asiantuntijanäkemystä IT-ympäristön kehitystyöhön, Perämäki lisää.
Hän kertoo myös, että Opsec Oy:n tietohallinnon asiantuntijat kouluttavat usein asiakasyritysten henkilökuntaa esimerkiksi järjestelmien käyttöön. Tarvittaessa asiantuntijat saattavat jopa osallistua asiakkaan puolesta koulutuksiin, jotka liittyvät asiakkaan oman IT-ympäristön ylläpitoon tai kehitykseen.
Opsec Oy:n tietohallintoasiakas saa aina käyttöönsä jatkuvasti kouluttautuvat asiantuntijat, joilla on kokemusta erilaisista IT-ympäristöistä. Asiantuntijat myös jakavat keskenään ajatuksia ja osaamista, joten Opsec Oy:lle ulkoistamisen parhaita etuja onkin, että asiakkaalla on käytössään asiantuntijoiden joukko eikä yksittäistä osaajaa. Tästä on paljon hyötyä, koska IT-ympäristön toimivuuden lisäksi kaikissa ratkaisuissa on huomioitava esimerkiksi tietoturvallisuuteen ja tietosuojaan liittyvät seikat. – Meidän palveluiden kautta asiakkaalla on mahdollisuus hyödyntää koko meidän IT-joukkueen osaamista, jolloin käytössä on tietohallinnon johtamisen ja teknisen osaamisen lisäksi järjestelmä-, tietoturva-, tietosuoja-, projekti- ja ohjelmointiosaamista, Perämäki kertoo palveluiden laajuudesta.
