Kenen käsissä yrityksesi data oikeasti on?

Viimeaikaiset tapahtumat, kuten yhdysvaltalaisen Microsoftin päätös katkaista Kansainvälisen rikostuomioistuimen pääsy pilvipalveluihin Yhdysvaltain pakotteiden vuoksi, ovat nostaneet esiin vakavan kysymyksen: kuinka riippuvaisia olemme ulkomaisista teknologiatoimijoista? Tämä ei ole enää vain suurten kansainvälisten instituutioiden ongelma. Myös pk-yritysten on arvioitava digitaalisen riippuvuutensa vaikutuksia liiketoiminnan jatkuvuuteen ja tietoturvaan.

Vaikka geopoliittiset kiistat tai pakotteet eivät ehkä kohdistu suoraan yksittäiseen yritykseen, teknologisten alustojen poliittinen haavoittuvuus voi vaikuttaa epäsuorasti: palvelukatkokset, käyttöehtojen muutokset, sääntelykonfliktit, maahan kohdistuvat pakotteet tai tiedonsiirtorajoitukset voivat aiheuttaa keskeytyksiä kriittisiin toimintoihin. Miten pk-yritys voi varautua?

1. Tiedosta riippuvuudet

Ensimmäinen askel on kartoitus. Yrityksen tulee selvittää:

• Mitkä liiketoiminnan kannalta kriittiset järjestelmät tai sovellukset ovat pilvipohjaisia?
• Missä palvelimilla data sijaitsee – ja minkä lainkäyttöalueen alla?
• Onko käytössä yhdysvaltalaisten teknologiayhtiöiden tarjoamia ratkaisuja, kuten Microsoft 365, Google Workspace, Amazon AWS, Dropbox tai Salesforce?

Usein näitä käytetään ilman tarkempaa pohdintaa – mutta niiden taustalla on ulkomaisia lainsäädäntöjä, kuten Yhdysvaltojen Cloud Act, joka voi pakottaa palveluntarjoajan luovuttamaan tietoa ilman eurooppalaista oikeusprosessia.

2. Hyödynnä monipilvistrategiaa ja avoimia vaihtoehtoja

Täydellinen irtautuminen globaaleista teknologiajäteistä ei ole useimmille realistista – mutta monipilvi- tai hybridimalli voi olla keino hallita riskejä. Se tarkoittaa sitä, ettei olla sidoksissa yhteen teknologian tai datan toimittajaan.

Yritys voi:

• Hajauttaa palveluita usealle toimittajalle (esim. paikallinen sähköposti- ja varmuuskopiointi, kansainvälinen ERP).
• Tutkia eurooppalaisia tai kotimaisia vaihtoehtoja, kuten Nextcloud (Dropbox/Google Drive -vastine), Tutanota/ProtonMail (sähköposti) tai Tresorit (turvallinen tiedostonhallinta).
• Valita palveluntarjoajia, jotka noudattavat GDPR-yhteensopivia ja EU:n sisällä sijaitsevia datasäilytysperiaatteita.

3. Ota käyttöön varautumissuunnitelma ja tiedonsiirtopolitiikat

Pk-yrityksellä tulisi olla ainakin yksinkertainen liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma. Sen tulisi sisältää:

• Toimintamalli, jos kriittinen ulkomainen pilvipalvelu katkeaa.
• Varmistus, että tärkeä liiketoimintadata on kopioitu ja palautettavissa riippumatta palveluntarjoajasta.
• Ohjeistus tietojen siirtoon – minne niitä saa tallentaa, ja kenellä on oikeus siirtää tai ladata ulos.

4. Kouluta henkilöstö ja auditoi

Pk-yrityksen henkilöstön ei tarvitse olla kyberturva-asiantuntijoita, mutta heidän on hyvä ymmärtää:

• Mitä riskejä liittyy työkalujen käyttöön.
• Miten suojellaan yrityksen dataa – erityisesti etätyössä tai matkoilla.
• Miten toimitaan palvelukatkosten tai järjestelmäongelmien aikana.

Myös ihan paperilla tehtävä skenaariotyöskentely tai vastaava poikkeustilanteen pelaaminen avainhenkilöstön kanssa osana riskienarviointia voi auttaa tunnistamaan heikkouksia. Säännöllinen IT-auditointi tai ulkopuolinen asiantuntija-arvio usein myös auttaa paikallistamaan riippuvuudet ja riskikohdat.

Vaikka geopoliittiset kriisit tuntuvat kaukaisilta, teknologinen riippuvuus voi tehdä niistä paikallisia ongelmia. Panikoida ei tarvitse – kyse on ennakoinnista. Valitsemalla tietoisesti, hajauttamalla kriittisiä järjestelmiä ja ymmärtämällä oman infrastruktuurin riskit yritys voi rakentaa digitaalista resilienssiä, joka kestää myös globaalin myrskyn.