Mikä ihmeen tietokanta?
Tietokanta on digitaalinen tietovarasto, johon tietoa tallennetaan järjestelmällisesti myöhempää käyttöä varten.
Esimerkiksi asiakastiedot, tuotteet, tilaukset, käyttäjätilit ja laskut säilytetään usein tietokannassa. Monet päivittäin käytettävät sovellukset ja verkkopalvelut perustuvat siihen, että niiden taustalla on tietokanta.
Käyttäjä ei yleensä näe tietokantaa suoraan, vaan käyttää sovellusta, joka hakee ja tallentaa tietoa sen kautta.
Näin se yleensä toimii:
- Käyttäjä syöttää tietoa järjestelmään.
- Järjestelmä tallentaa tiedon tietokantaan.
- Tietoa voidaan hakea myöhemmin tarpeen mukaan.
- Tietoa voidaan päivittää tai poistaa hallitusti ja keskitetysti.
- Järjestelmä näyttää käyttäjälle ajantasaiset tiedot.
Tiivistettynä: tietokannan arvo perustuu siihen, että sen sisältämä tieto on oikein, ajantasaista ja helposti löydettävissä.
Tietokanta auttaa pitämään tiedot yhdessä paikassa sen sijaan, että niitä säilytettäisiin useissa erillisissä tiedostoissa.
Mitä eroa on tietokannalla ja Excel-taulukolla?
Sekä tietokantaan että Exceliin voidaan tallentaa tietoa, mutta niiden käyttötarkoitukset eroavat toisistaan.
Excel sopii hyvin laskentaan, raportointiin ja pienempien tietomäärien käsittelyyn.
Tietokanta on puolestaan suunniteltu suurten tietomäärien hallintaan sekä tilanteisiin, joissa useat käyttäjät tai järjestelmät käyttävät samoja tietoja samanaikaisesti.
Yksinkertaistettuna Excel on taulukko, kun taas tietokanta on järjestelmä tiedon hallintaan.
Missä tietokantoja käytetään?
Tietokantoja käytetään lähes kaikissa nykyaikaisissa järjestelmissä.
Niitä löytyy esimerkiksi verkkokaupoista, toiminnanohjausjärjestelmistä, asiakkuudenhallinnasta, taloushallinnosta, verkkosivustoilta ja pilvipalveluista.
Kun käyttäjä kirjautuu palveluun, hakee asiakastietoja tai tekee tilauksen verkkokaupassa, taustalla käytetään usein tietokantaa.
Moni käyttää tietokantoja päivittäin tietämättä niiden olemassaolosta.
Mitä tapahtuu, jos tietokanta ei toimi?
Koska monet järjestelmät perustuvat tietokantoihin, niiden häiriöt voivat näkyä nopeasti käyttäjille.
Esimerkiksi verkkosivu ei välttämättä avaudu oikein, asiakastiedot eivät näy järjestelmässä tai sovellus saattaa antaa virheilmoituksia.
Usein itse sovellus on edelleen olemassa, mutta se ei pysty hakemaan tarvitsemiaan tietoja tietokannasta.
Tärkeä käytännön sääntö: jos järjestelmästä puuttuu tietoja tai tiedot ovat virheellisiä, syy voi olla tietokannassa ja sen sisältämissä tiedoissa.
Mitä kannattaa huomioida tietokantojen käytössä?
Tietokanta on hyödyllinen vain silloin, kun siihen tallennettu tieto pysyy luotettavana ja hallittuna.
Yrityksissä kannattaa huomioida esimerkiksi:
-
tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus
-
käyttöoikeuksien hallinta
-
varmuuskopiointi ja palautusmahdollisuudet
-
tietojen suojaaminen
-
järjestelmien ylläpito ja päivitykset
-
vastuut tiedon hallinnasta
Teknisten ratkaisujen lisäksi on tärkeää, että käyttäjät syöttävät ja päivittävät tietoja huolellisesti.
Tietokannat osana yrityksen toimintaa
Tietokannat ovat yksi modernien liiketoimintajärjestelmien tärkeimmistä rakennuspalikoista. Niiden avulla yritykset voivat tallentaa, hallita ja hyödyntää tietoa tehokkaasti.
Vaikka käyttäjät näkevät yleensä vain sovellukset ja palvelut, niiden toiminta perustuu usein tietokantoihin, jotka huolehtivat tiedon säilyttämisestä ja saatavuudesta.
Siksi tietokantoja kannattaa tarkastella osana yrityksen tiedonhallintaa eikä pelkästään teknisenä taustajärjestelmänä.
