Hallittu tiedostojen jakaminen tarkoittaa tiedostojen jakamista turvallisesti ja yrityksen määrittämien käyttöoikeuksien mukaisesti.
Sen sijaan, että tiedosto lähetettäisiin vapaasti eteenpäin esimerkiksi sähköpostin liitteenä, käyttäjälle voidaan antaa tarkasti määritelty oikeus tarkastella, muokata tai jakaa tiedostoa.
Nykyiset pilvipalvelut, kuten Microsoft 365, OneDrive ja SharePoint, tarjoavat useita tapoja jakaa tiedostoja hallitusti.
Tärkeintä on muistaa: tiedoston jakaminen ei tarkoita, että kaikkien pitäisi päästä siihen käsiksi.
Hyvin toteutettu jakaminen auttaa pitämään tiedot oikeiden henkilöiden saatavilla ilman tarpeettomia tietoturvariskejä.
Kun tiedosto lähetetään esimerkiksi sähköpostin liitteenä, vastaanottajalle syntyy usein oma erillinen kopio tiedostosta.
Hallitussa tiedostojen jakamisessa käyttäjät käyttävät samaa tiedostoa alkuperäisessä sijainnissaan, jolloin käyttöoikeuksia voidaan hallita keskitetysti.
Tämän ansiosta tiedoston omistaja voi esimerkiksi poistaa käyttöoikeuden myöhemmin ilman, että tiedosto jää vastaanottajan hallintaan.
Yrityksissä käsitellään päivittäin luottamuksellisia tietoja, kuten sopimuksia, henkilötietoja, asiakastietoja ja taloushallinnon dokumentteja.
Jos tiedostoja jaetaan ilman selkeitä käyttöoikeuksia, tieto voi päätyä henkilöille, joille sitä ei ole tarkoitettu.
Hallittu tiedostojen jakaminen auttaa varmistamaan, että työntekijät, asiakkaat ja yhteistyökumppanit näkevät vain ne tiedot, joita he tarvitsevat työnsä tekemiseen.
Samalla tiedon jakaminen pysyy joustavana ja tehokkaana.
Kyllä voi.
Virheelliset käyttöoikeudet, vahingossa jaetut linkit tai liian laajat jakamisasetukset voivat johtaa siihen, että tiedosto näkyy henkilöille, joille sitä ei ollut tarkoitettu.
Tämän vuoksi tiedoston jakamisen yhteydessä kannattaa aina tarkistaa vastaanottajat ja käyttöoikeudet huolellisesti.
Tärkeä käytännön sääntö: varmista ennen tiedoston jakamista, kenelle tiedosto jaetaan ja tarvitseeko vastaanottaja tarkastelu- vai muokkausoikeudet.
Hallittu tiedostojen jakaminen perustuu käyttöoikeuksien ja tiedon näkyvyyden hallintaan.
Jakamisessa kannattaa huomioida esimerkiksi:
kenelle tiedosto jaetaan
tarvitaanko tarkastelu- vai muokkausoikeus
kuinka pitkään käyttöoikeus on voimassa
saako tiedostoa jakaa eteenpäin
sisältääkö tiedosto luottamuksellisia tietoja
miten käyttöoikeuksia seurataan ja hallitaan
Oikein toteutettu tiedostojen jakaminen parantaa sekä yhteistyötä että tietoturvaa.
Hallittu tiedostojen jakaminen on tärkeä osa modernia tiedonhallintaa ja yhteistyötä.
Se mahdollistaa tiedon tehokkaan jakamisen työntekijöiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välillä samalla säilyttäen hallinnan siihen, kuka pääsee tietoihin käsiksi.
Siksi hallittua tiedostojen jakamista kannattaa tarkastella osana yrityksen kokonaisvaltaista tiedonhallintaa eikä pelkästään yksittäisenä tiedoston jakamisominaisuutena.